Avec le titre de cet article, vous allez vous demander de quelle manière il est possible de transmettre vos documents en toute sécurité, si ce n’est pas par e-mail.
Je vous explique tout ci-dessous.
Pourquoi faut-il arrêter de transmettre vos documents par e-mail?
Lorsque vous incluez des élements en pièces jointes à votre mail, il faut que vous ayez conscience que cela représente un grand vecteur d’infection informatique. Cette brèche étant largement exploitée par les pirates du web pour réaliser des cyberattaques. Et il faut aussi en avoir connaissance: le 1er vecteur dans le monde de propagation de malwares, c’est la pièce jointe en format Word ou en format PDF!
Alors, si je peux me permettre de vous donner un unique conseil, dès à présent: ARRETEZ D’ENVOYER VOS PIECES JOINTES PAR E-MAIL 😊 Dixit le conseil de la CNIL
Outre ce vecteur d’infection, c’est également un bon moyen pour qu’il y ait des fuites d’informations confidentielles sur votre entreprise, par exemple, ou encore la porte ouvert à des usurpation d’identité….
Très bien, mais comment faire alors pour diffuser et transmettre vos éléments? Tant en interne, au sein de votre entreprise qu’en externe à l’entreprise.
INTERNE
- Prévoyez la mise en place d’un système de partage des fichiers au sein de votre entreprise (= drive). C’est sécurisé et tous vos employés peuvent y avoir accès pour y déposer ou bien consulter des documents.
- Prenez le temps de former vos employés à l’utilisation de ce drive et sensibilisez les aux risques cybers existants.
- Enfin pour que cela fonctionne, pensez à adopter un classement spécifique des documents intégrés au drive.
- Gérez les accès aux documents du drive: Qui peut accéder à quels dossiers, à quels documents, qui peut les modifier, qui peut les observer? Etc…
EXTERNE
- Mettez en place une procédure précise concernant l’envoi d’éléments auprès de vos clients, partenaires et fournisseurs.
- Si vous êtes obligé(e)s de devoir transmettre un élément par e-mail, sachez qu’il est possible de créer un lien privé, chiffré et sécurisé par un mot de passe pour que seul le destinataire puisse consulter la pièce jointe.
En interne, comme en externe, pensez à SUPPRIMER les fichiers qui n’ont plus lieu d’être stockés dans le drive!
Il faut aussi être vigilants aux entrées/sorties dans l’entreprise (couper les accès à des collaborateurs sortants ou les modifier pour des collaborateurs qui changent de service etc…)
Conclusion
Les fichiers, documents et données de votre entreprise sont votre atout le plus précieux. Vous vous devez de vous assurer que le partage de ceux-ci se fait de manière sécurisée, aussi bien en interne qu’en externe. Cela apportera de la protection pour votre entreprise et évitera une fuite de données.
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Je vous accompagne dans vos démarches de sécurisation (choix du drive, type de classement des documents, mise en place de politique de gestion des documents,
Si vous souhaitez en discuter, n’hésitez pas à m’en part via le formulaire de contact, présent sur ce site.
